ระบบการยืม / เบิกสินค้า คือ?

ระบบการยืม / เบิกสินค้าเป็นกระบวนการที่องค์กรใช้เพื่อจัดการ ควบคุมการยืม และเบิกสินค้า หรือวัตถุดิบภายในองค์กร โดยมุ่งหวังให้สามารถติดตาม และควบคุมสต็อกสินค้าได้อย่างถูกต้อง 

ระบบการยืม / เบิกสินค้ามักมีขั้นตอนหลักต่อไปนี้

สร้างระบบเอกสาร

สร้างเอกสารเพื่อบันทึกข้อมูลการยืมและเบิกสินค้า เช่น ใบยืมสินค้าหรือใบเบิกสินค้า ที่ระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการยืม / เบิก ปริมาณ และข้อมูลผู้ขอยืมหรือเบิก

กำหนดเงื่อนไขการยืม / เบิก

กำหนดเงื่อนไข และข้อกำหนดในการยืม / เบิกสินค้า เช่น จำนวนสินค้าสูงสุดที่สามารถยืมได้ในครั้งเดียว ระยะเวลาการยืมสินค้า หรือการอนุญาตให้ยืมสินค้าเฉพาะบุคคลหรือแผนกที่ได้รับอนุญาต

การยืม / เบิกสินค้า

พนักงานหรือผู้ขอยืมจะกรอกข้อมูลที่จำเป็นในเอกสารการยืม / เบิกสินค้า รวมถึงรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ จำนวนที่ต้องการ และเหตุผลที่ต้องการยืม / เบิก

อนุมัติการยืม / เบิกสินค้า

เอกสารการยืม / เบิกสินค้าจะถูกส่งต่อไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติ เช่น หัวหน้าแผนก หรือเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการอนุมัติ ผู้มีอำนาจจะตรวจสอบข้อมูล และตรวจสอบสต็อกสินค้าว่ามีพอหรือไม่สำหรับการยืม / เบิก

การจัดส่งและคืนสินค้า

หลังจากที่เอกสารการยืม / เบิกสินค้าได้รับการอนุมัติแล้ว สินค้าจะถูกจัดเตรียม และจัดส่งให้กับผู้ยืม / เบิก พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลาการคืนสินค้ากลับสู่สต็อกหลังจากใช้งานเสร็จสิ้น

ติดตามและบันทึกข้อมูล

ระบบการยืม / เบิกสินค้าควรมีการติดตาม และบันทึกข้อมูลการยืม/เบิกสินค้า เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถานะการยืม / เบิก สต็อกคงเหลือ และประวัติการใช้งานได้ตลอดเวลา

ระบบการยืม / เบิกสินค้าช่วยให้องค์กรมีการควบคุมสต็อกสินค้า ลดความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้า และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานของสินค้า